Software para transporte: cómo controlar el costo real de cada vehículo

Caso practico de relevancia de un software

Una empresa de transporte tiene 35 tractocamiones. Tráfico conoce los viajes realizados, combustible registra cada carga de diésel, el taller lleva sus servicios y reparaciones, y el responsable de llantas controla montajes, desmontajes y compras.

Hay información de sobra.

El problema aparece cuando la gerencia pregunta:

¿Cuánto costó operar el tractocamión 24 durante los últimos tres meses?

Para responder, alguien tiene que reunir varias hojas de Excel, reportes y facturas. Después debe comprobar que los kilometrajes coincidan y relacionar cada gasto con la unidad correcta.

Un software para transporte debería evitar precisamente ese trabajo: relacionar la información operativa para saber qué está pasando con cada vehículo y cuánto está costando mantenerlo en circulación.

Tener GPS no significa conocer cuánto cuesta operar un vehículo

El GPS puede decir dónde está una unidad, qué recorrido realizó, cuánto tiempo estuvo detenida y cuántos kilómetros acumuló. Son datos necesarios, pero no suficientes.

Para gestionar una flotilla también necesitamos responder preguntas como:

• ¿Cuánto combustible consumió esa unidad?
• ¿Cuánto se gastó en mantenimiento?
• ¿Cuánto están costando sus llantas?
• ¿Cuántos días permaneció fuera de operación?
• ¿Está consumiendo más que otros vehículos similares?
• ¿Su costo por kilómetro está aumentando?
• ¿Qué reparaciones se están repitiendo?

Incluso una empresa que registra correctamente todos sus gastos puede tener dificultades para responderlas si combustible, taller, llantas y kilometraje se administran por separado. El problema no es la falta de datos. Es que los datos no están relacionados con el activo que los genera.

El costo real empieza a aparecer cuando se relacionan los datos

Supongamos que durante un mes el tractocamión 24 recorrió 12,000 kilómetros.

Los registros operativos asociados a esa unidad muestran lo siguiente:

Concepto	Costo mensual
Combustible	$78,000
Mantenimiento y reparaciones	$12,500
Llantas prorrateadas	$8,400
Otros gastos operativos registrados	$5,100
Total considerado	$104,000

Con estos datos podemos obtener un primer indicador:

Costo operativo registrado por kilómetro = $104,000 ÷ 12,000 km

Resultado: $8.67 por kilómetro

Esto no significa necesariamente que $8.67 sea el costo financiero completo de la unidad. La empresa podría agregar otros conceptos como seguros, depreciación, financiamiento, salarios, casetas o gastos administrativos.

Lo valioso del cálculo es establecer una metodología consistente que permita comparar vehículos y periodos.

El Instituto Mexicano del Transporte también contempla combustible, lubricantes, llantas, mantenimiento, refacciones, mano de obra y otros factores dentro del análisis de costos de operación vehicular. Para un administrador de flotillas, el costo por kilómetro funciona mejor cuando deja de ser solamente un dato contable y se utiliza como indicador de comportamiento.

Dos tractocamiones similares pueden tener costos muy diferentes

Ahora comparemos la unidad 24 con otro tractocamión de características y operación similares.

Indicador	Unidad 24	Unidad 27
Kilómetros recorridos	12,000 km	11,500 km
Costos registrados	$104,000	$121,000
Costo por km	$8.67	$10.52

La unidad 27 está costando aproximadamente $1.85 adicionales por cada kilómetro recorrido. En unos cuantos kilómetros parece una diferencia pequeña.

Pero si esa desviación se mantuviera durante 140,000 kilómetros de operación anual, representaría alrededor de $259,000 adicionales. Ahí cambia la pregunta.

Ya no necesitamos saber solamente cuánto gastó la unidad 27. Necesitamos saber:

¿por qué está gastando más?

La explicación podría encontrarse en diferentes áreas de la operación: mayor consumo de combustible, reparaciones recurrentes, bajo rendimiento de las llantas, problemas de alineación, presión incorrecta, ralentí excesivo, mantenimiento atrasado o condiciones de operación diferentes.

También puede tratarse de varias causas al mismo tiempo. El valor de relacionar la información está en poder investigar la desviación antes de que se convierta en un problema permanente.

Qué debería registrar un software para una empresa de transporte

No todos los sistemas tienen que realizar exactamente las mismas funciones. Hay plataformas enfocadas en viajes, facturación y Carta Porte; otras se especializan en mantenimiento, combustible, telemática, logística o administración. Para el responsable de la flotilla, lo importante es que ciertos datos puedan vincularse correctamente con cada vehículo.

Kilometraje

Es uno de los datos base de la operación. El kilometraje sirve para programar servicios, medir consumo, calcular rendimiento de componentes y distribuir costos. Por eso tener varios kilometrajes diferentes para la misma unidad puede alterar muchos indicadores al mismo tiempo.

Combustible

Registrar cuánto combustible compró la empresa no es suficiente. Cada abastecimiento debería relacionarse al menos con:

• vehículo;
• fecha;
• litros;
• kilometraje;
• importe.

A partir de ahí es posible comparar rendimientos entre unidades similares y detectar desviaciones. Si un tractocamión normalmente obtiene 2.7 km/l y durante varias semanas cae a 2.3 km/l, existe una señal que merece revisión. El problema podría estar en conducción, ruta, ralentí, carga, mantenimiento o neumáticos.

Mantenimiento

Una orden de taller debería alimentar el historial de la unidad. No solamente interesa saber cuánto costó cambiar una pieza. También necesitamos conocer qué reparaciones se están repitiendo y con qué frecuencia entra el vehículo al taller. Una unidad que aumenta constantemente su gasto de mantenimiento puede estar acercándose a un punto donde convenga revisar su permanencia dentro de la flotilla.

Llantas

Las llantas requieren un control diferente al de otras refacciones. Una llanta puede pasar por diferentes posiciones y vehículos a lo largo de su vida útil. Su historial podría ser:

inventario → montaje → inspección → rotación → desmontaje → reparación → nuevo montaje → renovado → baja.

Por eso no basta con registrar su costo de compra. Para conocer su rendimiento conviene conservar datos como:

• unidad donde estuvo instalada;
• posición;
• fecha de montaje;
• kilometraje de montaje;
• kilometraje de desmontaje;
• profundidad de piso;
• reparaciones;
• renovados;
• presión;
• motivo de retiro.

Así podemos pasar de preguntar cuánto costó la llanta a saber cuánto costó cada kilómetro que produjo.

Tiempo fuera de servicio

Una unidad detenida también genera un problema operativo. Dos tractocamiones pueden presentar costos de mantenimiento similares, pero si uno permanece cuatro días en taller y otro permanece doce, su impacto sobre la disponibilidad de la flotilla es diferente. Por eso resulta útil registrar no solamente cuánto costó reparar el vehículo, sino también cuánto tiempo estuvo indisponible.

Cuando cada área tiene un kilometraje diferente, los indicadores dejan de ser comparables

Volvamos al tractocamión del ejemplo.

Supongamos que encontramos estas lecturas:

Taller: 387,000 km
GPS: 391,500 km
Llantas: 383,200 km
Combustible: 389,400 km

Cada responsable puede estar haciendo correctamente su trabajo y, aun así, la empresa termina calculando indicadores sobre bases diferentes.

1. El taller programa el próximo servicio utilizando 387,000 kilómetros.
2. El responsable de llantas calcula rendimiento a partir de 383,200.
3. Combustible utiliza 389,400.
4. Mientras tanto, el sistema de rastreo registra 391,500 kilómetros recorridos.

Ahora imaginemos que una llanta se montó cuando el registro indicaba 350,000 km.

Dependiendo del sistema utilizado, podría aparecer con:

33,200 km recorridos,
37,000 km recorridos,
39,400 km recorridos o
41,500 km recorridos.

La diferencia ya afecta directamente el cálculo de rendimiento. Centralizar información no significa simplemente reemplazar Excel.

También implica definir qué dato se considera la fuente confiable para cada proceso.

Software para transporte de carga: cuándo Excel empieza a quedarse corto

Excel puede funcionar bien para flotillas pequeñas y procesos controlados. Cinco vehículos, pocos usuarios y un volumen moderado de movimientos pueden administrarse con hojas correctamente diseñadas.

El problema aparece cuando aumenta la cantidad de relaciones que deben mantenerse actualizadas.

Tomemos una operación de 50 tractocamiones.

Si cada uno utiliza 10 llantas, solamente las unidades motrices representan 500 posiciones instaladas. A esto hay que agregar llantas en inventario, reparaciones, cascos, renovados y movimientos entre unidades.

Después tenemos: cargas diarias de combustible, órdenes de taller, operadores, inspecciones, kilometrajes, refacciones e incidencias.

El problema deja de ser capturar información. El verdadero reto es mantener la relación correcta entre cientos o miles de movimientos. Ahí un software para transporte de carga empieza a tener una ventaja frente a controles independientes: permite conservar el historial del activo sin reconstruirlo manualmente cada vez que necesitamos analizarlo.

No todo debe estar dentro del mismo software de transporte

Una flotilla puede utilizar varias herramientas al mismo tiempo.

• El GPS puede administrar posición, recorridos y kilometraje.
• Otra plataforma puede controlar combustible.
• El taller puede trabajar con su propio sistema de control de llantas.
• Un ERP puede gestionar la información financiera.

Y determinadas operaciones necesitan herramientas especializadas.

En el caso de las llantas, por ejemplo, Flotal permite administrar inventario, movimientos, historial y rendimiento de los neumáticos de una flotilla, de manera que el responsable pueda relacionar cada llanta con la unidad, posición y kilometraje donde trabajó.

La clave no está en obligar a que un solo sistema haga absolutamente todo. Está en saber:

qué información administra cada plataforma, cuál es la fuente confiable de cada dato y cómo se utilizarán esos registros para tomar decisiones.

Los indicadores que convierten los registros en decisiones

Un administrador de flotillas no necesita revisar cientos de movimientos todos los días. Necesita indicadores que le indiquen dónde investigar.

Costo operativo por kilómetro

Una fórmula básica es: Costos considerados ÷ kilómetros recorridos

Si durante un mes se registraron $104,000 en costos y la unidad recorrió 12,000 km: $104,000 ÷ 12,000 = $8.67/km

Lo importante es utilizar siempre los mismos conceptos para que la comparación tenga sentido.

Rendimiento de combustible

Kilómetros recorridos ÷ litros consumidos

Supongamos:

12,000 km recorridos
4,500 litros consumidos

12,000 ÷ 4,500 = 2.67 km/l

El dato adquiere mayor valor cuando se compara con unidades similares, rutas equivalentes y periodos anteriores.

Costo de mantenimiento por kilómetro

Costo de mantenimiento ÷ kilómetros recorridos

Si la unidad gastó $12,500 en taller: $12,500 ÷ 12,000 = $1.04/km

Si durante varios meses este indicador comienza a subir, tenemos una señal clara para investigar.

Costo de llantas por kilómetro

En su forma más sencilla: Costo asociado a la llanta ÷ kilómetros producidos

Una llanta que costó $10,000 y produjo 100,000 kilómetros tendría: $10,000 ÷ 100,000 = $0.10 por km

Pero una buena gestión puede requerir considerar reparaciones, renovados, valor del casco y otros movimientos realizados durante su vida útil. Por eso el historial resulta tan importante como el precio inicial.

Disponibilidad de la unidad

Mide cuánto tiempo estuvo disponible el vehículo frente al periodo total analizado. Una unidad que gasta poco pero permanece constantemente detenida tampoco necesariamente es eficiente.

Desviación frente a vehículos comparables

Este puede ser uno de los indicadores más útiles. No siempre existe una cifra universal que determine cuánto debe gastar un tractocamión.

Pero sí podemos comparar vehículos similares bajo condiciones equivalentes. Si cinco unidades trabajan alrededor de $8.80 por kilómetro y una comienza a registrar $10.50, ya tenemos una señal, no necesitamos esperar a que ocurra una falla grave para empezar a investigar.

El software para transporte sirve cuando permite encontrar la causa

Regresemos a la pregunta que inició el problema:

¿Cuánto nos costó operar el tractocamión 24 durante los últimos tres meses?

Una operación correctamente estructurada debería poder responderla sin solicitar información a cuatro departamentos.

Pero existe una pregunta todavía más valiosa: ¿ese costo es normal para esa unidad?

Ahí es donde los datos comienzan a ser útiles. Un responsable de flotilla debería poder identificar qué vehículos mantienen un comportamiento estable, cuáles empiezan a encarecerse y qué componente está generando la desviación.

• Combustible puede revelar un problema.
• Mantenimiento puede revelar otro.
• Las llantas pueden mostrar un rendimiento inferior al esperado.
• El kilometraje permite ponerlos sobre una misma base.

¿Qué aportaría un software de transporte?

Ayuda a conectar esos datos y permite pasar de saber cuánto se gastó a entender dónde se está gastando de más y qué conviene revisar primero.